O que é a reunião one-on-one e como fazê-la de forma efetiva?

Como empreendedor, você sabe que o tempo é escasso. Você precisa dividir sua semana entre os diversos aspectos da administração do seu negócio e ainda encontrar tempo para investir em si mesmo como profissional, e nem mencionamos que é necessária certa prioridade para sua família – no final das contas, é por eles que você faz todo esse esforço, não é mesmo?

Porém, além da constante pesquisa sobre seu mercado, do tempo investido criando seu próprio site e dos infinitos processos burocráticos (a gente sabe, não é moleza), também é preciso concentrar-se no maior ativo que sua empresa possui: sua equipe! Você saiu à procura do grupo de funcionários que melhor se encaixasse no perfil do seu negócio, agora é hora de estimulá-los a serem a melhor equipe. E a forma mais significativa e mais efetiva de entender seu funcionário e transmitir a ele a cultura da sua empresa é a reunião one-on-one.

O que é a reunião one-on-one?

A reunião one-on-one é um encontro periódico entre o líder e o liderado. De uma forma geral, o gestor de um equipe realiza reuniões one-on-one com todos os membros de sua equipe, encontrando-se semanal ou quinzenalmente. Há fatores que podem resultar em um espaçamento maior entre os encontros, mas o intervalo não deve ultrapassar um mês. Estas exceções devem ser concedidas apenas em circunstâncias específicas, como uma equipe muito grande, um gestor que esteja passando por um período de sobrecarga ou algum funcionário especialmente experiente, que não necessite de um acompanhamento tão intenso.

Estas reuniões um-a-um (geralmente conhecidas por seu nome em inglês e também chamadas de 1:1) são a base da relação entre o líder e o liderado, uma oportunidade “de ouro” para a construção de um laço de confiança entre as partes. Trata-se de um aspecto fundamental da cultura da empresa, e da transmissão da ideia de que os funcionários têm alguém que os escuta e a quem podem recorrer. Em muitos casos, gerentes, coordenadores e até mesmo diretores e CEOs sentem a necessidade de realizarem reuniões one-on-one com os colaboradores, mesmo que com maior espaçamento – uma a quatro vezes por ano. É importante, no entanto, que estes encontros sejam vistos como adicionais, não substituindo o encontro recorrente entre o trabalhador e seu gestor direto.

Devido à sua natureza periódica e mais íntima, as reuniões one-on-one não devem focar em análise de projetos correntes e feedback corriqueiro de tarefas e metas. A ideia é criar um “momento de conforto” para que o funcionário se sinta confortável para expor suas opiniões, sem a necessidade de explicar-se sobre assuntos trazidos pelo gestor.

Como preparar-se para a reunião one-on-one?

O primeiro passo é o mais importante, mas vale de uma só vez para todas as reuniões one-on-one: é preciso entender os objetivos do encontro, e estar disposto a ouvir bastante. Você quer criar um ambiente onde seu funcionário se sinta confortável para expor suas opiniões sobre o que está acontecendo na empresa como um todo e em sua equipe em particular – além de expor questões externas ao trabalho que possam influenciar seu desempenho. Para isso é preciso saber fazer as perguntas certas, além ouvir as respostas com atenção e estar preparado para fazer perguntas adicionais, que não estavam previstas em seu roteiro, mas se fizeram necessárias a partir dos relatos ouvidos. A escolha do local da reunião também pode ajudar na criação do ambiente desejado, fuja da formalidade e convide para um café.

Para transmitir a ideia de que esta reunião não é sobre o chefe, as tarefas ou a empresa, mas sim sobre o funcionário e suas questões, é necessário que esta atenção se reflita nas perguntas feitas. Veja a seguir alguns exemplos de perguntas que podem ser usadas em uma reunião one-on-one:

Como estão as coisas?

Tudo bem com as crianças?

Aqui você deve adaptar à realidade de cada um, mencionando o nome do cônjuge ou de outro membro da família pelo qual ele é responsável. Conhecer esses detalhes é uma forma efetiva de demonstrar sua preocupação com seu funcionário enquanto pessoa, não apenas enquanto colaborador.

Você está feliz?

Qual foi a preocupação mais recente que surgiu no seu dia-a-dia?

Uma das maiores diferenças entre um chefe e um verdadeiro líder é seu sincero interesse pelo que está passando pela cabeça de cada integrante de sua equipe.

Como está seu trabalho?

Há algo que eu possa fazer para ajudar em suas tarefas?

Mais do que alguém que cobra resultados, sua equipe deve entender que você é um facilitador. Em situações em que o profissional relata ter encontrado uma dificuldade específica, o gestor pode citar um episódio de sua própria carreira para exemplificar a forma como pode ser encontrada a solução. Um exemplo pessoal também fortalece a identificação e apresenta o líder como alguém que entende o que o liderado está passando.

Como está o meu trabalho?

O que você alteraria no ambiente da empresa se pudesse?

Este é um dos pontos nevrálgicos da reunião. Para o gestor, é importante saber ouvir e evitar a postura defensiva. Mais do que tentar justificar determinados aspectos e comportamentos, é essencial reconhecê-los como pontos de incômodo – afinal, alguém o considerou importante a ponto de expô-lo ao chefe!

Você acredita que podemos melhorar nosso produto ou a forma como fazemos as coisas?

Há alguém na equipe que você acha que vem se destacando recentemente?

As respostas para estas perguntas podem ser surpreendentes!

Como preparar sua equipe para a reunião one-on-one?

Existe a possibilidade de que alguns membros da sua equipe não conheçam o conceito de reunião one-on-one, apesar de ser cada vez mais comum mesmo fora do ramo das start-ups e das empresas de tecnologia do Vale do Silício. Por isso, vale a pena aproveitar uma reunião com toda a equipe para explicar que você deseja implementar este hábito – imagine o susto que as pessoas levariam se cada um recebesse repentinamente um email do chefe marcando uma reunião individual?

Além disso, para manter o espírito de uma reunião focada no funcionário, é interessante que ele tenha o controle sobre dois outros aspectos: o horário e a pauta da reunião. Cada membro da equipe deve ser responsável por encontrar o melhor horário para o seu one-on-one (seja definindo um horário fixo ou sempre se encarregando de agendar a próxima). Também é importante que o colaborador defina o que será discutido no encontro, para que a ênfase não recaia sobre os tópicos que o gestor considera prioritários.

O que mais precisamos saber sobre a reunião one-on-one?

Caso a reunião não possa ser realizada em seu horário normal, é imprescindível reagendá-la imediatamente. Por não tratar de assuntos corriqueiros ou urgentes, o one-on-one pode não parecer essencial, mas sua importância no longo prazo é vital! Por outro lado, não é muito grave cancelar uma reunião eventualmente, caso não haja nada a ser discutido – apenas assegure-se de que a próxima aconteça com certeza, para que os cancelamentos não se tornem a regra.

À primeira vista, pode parecer desnecessário – para não dizer impossível – que você insira mais uma meia-dúzia de reuniões em sua agenda semanal, que já não possui muitos horários livres. Com o tempo, à medida em que for percebendo que conhece cada vez mais sobre sua equipe e que há uma forte relação de confiança no ambiente de trabalho, perceberá que os efeitos positivos deste novo hábito são muitos. Você não conseguirá sequer imaginar como era possível gerenciar pessoas sem a reunião one-on-one!

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Por Equipe Wix